Perfekt auf deine Ortsgruppe zugeschnitten

Verschaffe dir einen Überblick über Buchhaltung, Online Anmeldung und mehr für deinen gemeinnützigen Verein.

Das All-in-One Verwaltungstool für deinen kleinen Verein

Einfach zu bedienen und ohne Fachbegriffe. Mit campflow hast du Online Anmeldungen, Teilnehmenden Listen,
die Buchhaltung deiner Ortsgruppe und mehr im Griff.  

Online Anmeldung

Online Formular Baukasten
und automatische E-Mails

Schnell durchstarten oder bis ins kleinste Detail anpassen. Erfasse genau die Infos, die du von den Teilnehmenden brauchst. Dabei kommst du per Drag & Drop in kurzer Zeit zum perfekten Online Formular.

Online Anmeldung mit Formular Baukasten und Event veröffentlichen auf der Webseite oder als Link
Eigene Anmeldeseite

Teile einfach euren Link der Anmeldung oder binde das Formular direkt auf eurer Website ein.

Automatische E-Mails

Ob Bestätigung, Warteliste oder Stornierung: anpassbare E-Mails werden automatisch versandt.

Rabattstufen

Rabatte für Familien mit mehreren Kindern anlegen und Beiträge automatisch berechnen lassen

Weitere Funktionen des Anmeldetools für Veranstaltungen

Erstelle das perfekte Anmeldeformular für euer Sommerlager oder sonstiges Jugendangebot.

Starte mit erprobten Vorlagen für Name, Adresse, Geburtsdatum. Weitere Vorlagen für Essensvorlieben, medizinischen Besonderheiten und vielem mehr stehen dir zur Verfügung. Anschließend kannst du alle Bausteine frei anordnen oder bearbeiten. Oder du fügst per Drag & Drop ganz Eigene hinzu! Dabei kannst du immer entscheiden, ob einzelne Felder für deine Teilnehmerinnen und Teilnehmer freiwillig oder Pflichtfelder sind.

Du kannst neben Titel und Beschreibung auch den Look der gesamten Anmeldeseite auf dein Angebot abstimmen.

Hierzu kannst du ein Logo für deine Ortsgruppe hinterlegen. Zusätzlich kannst du eigene Bilder als Banner der Anmeldeseite hinzufügen, welche dann großflächig auf deiner Anmeldeseite angezeigt werden.

Jedes Mal, wenn eine Anmeldung eingeht, du jemanden von der Warteliste nachrücken lässt oder Teilnehmende storniert werden, versendet campflow automatisch Updates per Mail.

Sämtliche Formulierungen können frei nach deinen Wünschen angepasst werden. Andererseits kannst du dich natürlich auch an den Standardtexten bedienen. 

Mit Platzhaltern wie Namen und Teilnahmebeitrag sorgst du dafür, dass sich deine Empfänger:innen direkt angesprochen fühlen. Dadurch kannst du Eltern ganz nebenbei auf dem Laufenden halten. – Sie werden es lieben!

Gewähre Familien einen Geschwister-Rabatt. Dabei kannst du die Staffelung selbst festlegen. Zudem hast du die Möglichkeit Sonderpreise für Mitglieder und weitere Preisstufen abzubilden.

Gib sozial schwächer gestellten Familien die Möglichkeit, sich für einen Zuschuss zu melden. Im Zuge dessen kannst du weitere Informationen zum Antrag im Formular hinterlegen.

Des Weiteren kannst du festlegen, dass bezuschusste Teilnehmende eine zusätzliche E-Mail erhalten. Darin kann zum Beispiel schon direkt das Antrags-PDF angehängt sein.

Unterteile deine Anmeldung, falls euer Angebot aus mehreren eigenständigen Teilen besteht. Das kann Beispielweise ein großes und ein kleines Lager am gleichen Ort sein. Eltern entscheiden in der Online Anmeldung, für welche Gruppe das Kind angemeldet werden soll.

Jede Untergruppe hat eine eigene Teilnehmenden- und Warteliste. Außerdem kannst du Beschränkungen für das Alter individuell je Untergruppe festgelegen.

Der kleine Bruder ist zum Beispiel auf einer anderen Freizeit dabei als die große Schwester? Kein Problem, denn Rabatte für Geschwister können über mehrere Gruppen hinweg gewährt werden.

Sammle wichtige Dokumente, wie zum Beispiel Impfpässe und Medikamentenzettel, einfach digital ein.

Die erhaltenen Dokumente werden sicher für dich verwahrt. Du kannst sie jederzeit gebündelt oder einzeln herunterladen. Nach Ende der Veranstaltung unterstützt dich campflow dabei, alle sensiblen Daten zu vernichten. Dies erfolgt vor allem DSGVO konform und mit wenigen Klicks.

Lass dir von Erziehungsberechtigten die Einwilligung für Bildrechte, Umgang im medizinischen Notfall, Datenschutz und vielem mehr geben – ganz ohne Unterschrift auf Papier. Lege dafür einfach die passenden Felder im Formular an.

Ganz ohne zu programmieren kannst du das Anmeldeformular auf eurer Website einbinden. Kopiere dazu den Einbettungs-Code und füge ihn auf eurer Webseite ein.

Ihr habt keinen eigenen Internetauftritt? Teile einfach den Link zur von uns bereitgestellten Anmeldeseite.

Erleichtere deinen Nachfolger:innen den Einstieg: Häufig ändert sich jahrelang nichts an der Struktur der Anmeldung.

Formulare und Mail-Texte vergangener Angebote, beispielswese vom Vorjahr, können in wenigen Sekunden dupliziert und übernommen werden. Anschließend kannst du alles wieder nach deinen Wünschen anpassen.

Teilnehmenden Management für Events mit Filtern und Export und hervorgehobenen Informationen aus Online Anmeldung
Teilnehmenden-Management

Nie wieder Daten abtippen oder Excel-Tabellen führen

Alle Infos deiner Teilnehmenden an einem Ort – sicher und komfortabel. Du siehst auf einen Blick auf was du bei deinen Teilnehmenden achten musst. Beispielsweise wer noch nicht bezahlt hat oder wer Medikamente einnimmt.

Automatischer Zahlungsabgleich

Verbinde campflow mit eurem Bankkonto. Bezahlte Anmeldungen werden dann automatisch abgehakt.

Hervorhebungen

Wichtige Infos, wie zum Beispiel Geburtstage, Nicht-Schwimmer oder Medizinisches hast du immer im Blick.

Warteliste

Ist das Event ausgebucht, wird automatisch eine Warteliste geführt: Du koordinierst das Nachrücken per Klick.

Weitere Funktionen der Teilnehmenden Liste

Verknüpft euer Bankkonto für einen automatischen, täglichen Zahlungsabgleich.

Eure Kontoauszüge werden nun regelmäßig in campflow importiert. Handelt es sich bei einer Zahlung um einen Beitrag für ein Event, wird sie ihm direkt zugeordnet und der Beitrag wird als bezahlt abgehakt. So hast du immer einen aktuellen Überblick, wer bezahlt hat und wer noch nicht – ohne, dass du etwas tun musst. 

Nach vollständiger Zahlung wird an die Teilnehmenden automatisch eine Zahlungsbestätigung per Mail gesendet. Diese Mail kannst du selbst gestalten.

Personalisiere und versende Rundmails direkt von deiner Teilnehmendenliste aus.

Genau wie in deinem E-Mail-Programm kannst du Texte verfassen und Anhänge hinzufügen. Wähle zwischen einzelnen Personen, Untergruppen oder allen Teilnehmenden als Empfänger. Das Ganze ohne mit deren Mail-Adressen rumhantieren zu müssen.

Du kannst Teilnehmendenlisten nach vielfältigen Kriterien durchsuchen und filtern .

Für die Planung des Essens ist beispielsweise eine Liste aller Vegetarier:innen sinnvoll. Für den Nachwuchs im Team brauchst du eine Liste aller 16-Jährigen. Ebenso kann für die Beantragung von Zuschüssen eine Ansicht aller Teilnehmenden aus einem bestimmten Wohnort nötig sein. In campflow hast du diese Infos mit dem richtigen Filter immer parat.

In campflow kannst du Checklisten zur Kontrolle der Anwesenheit direkt aus dem Tool drucken. Dabei hast du die Wahl, welche Spalten deine Liste haben sollen. Beispielsweise kannst du nur Vornamen, Nachnamen und die Emailadresse exportieren.

Eure Teilnehmendenlisten können in diesem Zuge im CSV oder Excel-Format exportiert werden. Die angewendeten Filter, zum Beispiel eine Liste aller Vegetarier:innen, werden beim Export berücksichtigt.

Du legst für deine Events eine maximale Anzahl an Teilnehmenden fest. Sobald alle Plätze belegt sind, landen alle weiteren Anmeldungen auf der Warteliste.

Sollten wieder Plätze frei werden kannst du wartende Teilnehmende mit einem Klick nachrücken lassen. Die Reihenfolge der Anmeldungen wird dir dabei zwar angezeigt, allerdings musst du dich nicht daran halten.

Durch ein kleines Symbols siehst du direkt, ob du bei bestimmten Teilnehmenden etwas beachten musst. Neben gesundheitlichen Besonderheiten erkennst du auch Nicht-Schwimmer auf einen Blick. Je nachdem wie du dein Formular aufgebaut hast, können auch Notizen direkt in der Liste angezeigt werden.

Unterteile deine Anmeldung, falls euer Angebot aus mehreren eigenständigen Teilen besteht. Das kann Beispielweise ein großes und ein kleines Lager am gleichen Ort sein. Eltern entscheiden in der Online Anmeldung, für welche Gruppe das Kind angemeldet werden soll.

Jede Untergruppe hat eine eigene Teilnehmenden- und Warteliste. Außerdem kannst du Beschränkungen für das Alter individuell je Untergruppe festgelegen.

Der kleine Bruder ist zum Beispiel auf einer anderen Freizeit dabei als die große Schwester? Kein Problem, denn Rabatte für Geschwister kannst du über mehrere Gruppen hinweg gewähren.

Behalte den Fortschritt eurer Anmeldungen immer im Blick. Beispielsweise die Anzahl der unbezahlten Anmeldungen. Ebenso wird die Länge der Warteliste im Tool angezeigt.

Außerdem ist die Verteilung nach Geschlecht für dich sofort erkennbar. So kannst du die Zimmer- oder Zeltauslastung noch besser planen.

Sobald du keinen Grund mehr für die Aufbewahrung hast, musst du die Daten deiner Teilnehmenden löschen. Das gibt die DSGVO vor.

Wenn du eine Anmeldung stornierst, werden alle erforderlichen Daten automatisch DSGVO konform gelöscht.

Über das Datenschutz Center wirst du ebenfalls bei der Umsetzung  im Umgang mit personenbezogenen Daten unterstützt. Über das interaktive Tool kannst du jederzeit die Betroffenenrechte der Teilnehmenden nach DSGVO ausüben. Mehr dazu findest du hier

Kassenführung

Einfache und intuitive Buchhaltung für gemeinnützige Vereine

Keine Vorkenntnisse erforderlich da ohne jegliche Fachbegriffe und voller Automatisierung. Die Dokumentation der Kasse eurer Ortsgruppe war noch nie so einfach! Bankkonto anbinden und den Zahlungen eure Belege zuordnen. 

Buchhaltung Vereine mit Konto Anbindung und automatischem Zahliungsabgleich und mobiler Belegerfassung für Vereine
Gemeinnützigkeit leicht gemacht

Schritt für Schritt durch die Besonderheiten der Buchführung gemeinnütziger Gruppierungen.

Synchronisation mit Bankkonto

Die Kasse stimmt automatisch überein. Mühelose Zuordung der Kontoauszüge nahezu aller deutschen Banken

Auslagen erfassen

Belege für Auslagen werden vom ganzen Team mobil abfotografiert und landen automatisch im Tool. Dort können sie anschließend einfach geprüft werden.

Weitere Funktionen der Buchhaltung für kleine Vereine

Führe deine Kasse auch ohne Vorwissen nach den Vorgaben für gemeinnützige Buchführung.

Eine Zuordnung zu den vier Sphären für gemeinnützige Vereine (Ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung, Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Betrieb) ist intuitiv möglich. Keine Angst, wir helfen dir in einfachen Worten deine Belege richtig zuzuordnen.

Campflow unterstützt verschiedene Rechtsformen:

  • eingetragene Vereine (e.V.)
  • nicht eingetragene Vereine (n.e.V.)
  • nicht eigenständige Ortsgruppen, zum Beispiel Jugendzentren, Ministranten

Verknüpfe euer Bankkonto, um eure Kontoauszüge in Echtzeit zu synchronisieren.

Anschließend kannst du eure Belege mit den Transaktionen aus eurem Bankkonto verknüpfen. Aufwändiges Abgleichen von Kontoauszügen und Tabelle mit Belegen ist dann nicht mehr nötig.

Falls für gewisse Zahlungen noch Belege fehlen, erkennst du das auf einen Blick. Außerdem können zu einzelnen Zahlungen mehrere Belege zugeordnet werden. So bewegst du dich Schritt für Schritt in Richtung einer vollständig dokumentierten Kasse!

Über einen Link kann dein Team Belege von getätigten Auslagen einreichen. Sie rufen dabei den Link über ihr Smartphone auf und fotografieren ihre Belege ab.

Danach ergänzen sie Angaben wie Betrag, Währung und Kategorie. Das sorgt für dich als Kassenwart für die nötige Übersicht und spart eine Menge Zeit.

Campflow erfüllt durch das unveränderbare Festschreiben der Originalbelege die rechtlichen Anforderungen des „ersetzenden Scannens“ und die Kriterien an die papierlose Buchhaltung für deine Ortsgruppe. Da wir jedoch kein Wirtschaftsprüfer:innentestat innehalten dürfen wir euch nicht raten, die Originalbelege zu vernichten. Wir raten euch daher, für den Fall einer Prüfung, eure Originalrechnungen in Papierform als Backup aufzubewahren. 

Alle Belege werden nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) und revisionssicher abgespeichert.

In vielen Fällen ist eine 10-jährige Aufbewahrung für Belege gefordert. Diesen Vorgaben kannst du mit dem Belegarchiv entsprechen.

Schluss mit SKR-49 und rätselhaften Kontenrahmen! Du bestimmst selbst, nach welchen Kategorien deine Kasse aufgeschlüsselt sein soll. Deine Pflichten für die Buchführung verletzt du dabei nicht.

Wenn du möchtest, kannst du für eure Angebote eigene Kostenstellen und Kategorien anlegen, um gesondert darüber abzurechnen. Beispiele dafür sind Kostenstellen für Events wie Sommerlager und darin Kategorien wie Fahrtkosten oder Lebensmittel.

In campflow kannst du mit wenigen Klicks deine einfache Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR) nach den vier Sphären erstellen. Dabei kannst du den Zeitraum der Auswertung individuell festlegen. Nun bist du bestens für eine Prüfung von deinem Finanzamt oder Gemeinde vorbereitet. 

In unserem Finanzamt Bereich siehst du, ob dein Verein noch innerhalb verschiedener Freigrenzen liegt. Dabei geht es beispielsweise um die Freigrenze zur Körperschaftssteuer- oder Umsatzsteuerpflicht. Mehr dazu erfährst du hier.

Individuelle Kostenstellen und Kategorien verschaffen dir den nötigen Überblick über eure Finanzen. Du kannst zum Beispiel eine Kostenstelle für jedes Event, beispielsweise euer Sommerlager, erstellen und einzelne Bereiche des Events in Kategorien unterteilen. Kategorien sind zum Beispiel Lebensmittel, Equipment, Fahrtkosten oder ähnliches. Erstelle die Kostenstellen und Kategorien so, wie es für deine Ortsgruppe am besten passt.

Die Kostenstellen und Kategorien werden für die Auswertungen, zum Beispiel beim jährlichen Kassenbericht, genutzt, um deine Finanzen übersichtlich darzustellen.

Erstelle Auswertungen mit deinen individuellen Kostenstellen und Kategorien. Vorgefertigte Berichte für die jährliche Kassenprüfung, den Kassenbericht für dein Team oder die EÜR sind möglich. Die Auswertungen auf Knopfdruck erleichtern dir die Arbeit und verschaffen dir jeder Zeit einen Überblick über eure Finanzen.

Führe Barkassen in Fremdwährungen wie zum Beispiel Schweizer Franken (CHF), Dänischen Kronen (DKK) oder US-Dollar. 

Deine Finanzen werden weiterhin in der Basiswährung Euro geführt. Wechselkurse werden automatisch erkannt und berücksichtigt. Das sorgt dafür, dass deine Kasse auch nach dem Aufenthalt im Ausland noch stimmt. Zudem bleiben dadurch deine Kassenberichte in Euro verlässlich. 

Euren Ausfahrten ins Ausland steht somit nichts mehr im Wege.

Erstelle mehrere Bankkonten und Barkassen. Barkassen können auch in Fremdwährungen geführt werden. 

Bankkonten können über eine Schnittstelle direkt angebunden werden. Dabei werden die tagesaktuellen Kontoauszüge automatisch von campflow importiert. 

Du erkennst unbezahlte Teilnahmebeiträge auf einen Blick und kannst sie, wenn nötig, auch im nachhinein nochmal anpassen. 

Teilnehmendenbeiträge werden bei Zahlungseingang automatisch als bezahlt markiert.

In Zukunft wird campflow um eine Mitgliederverwaltung erweitert. Mitgliedsbeiträge können dann einfach erstellt und gemanaged werden. Stammdaten von Mitgliedern können verwaltet und aktuell gehalten werden. Wir informieren dich darüber, sobald die Funktion zur Verfügung steht

Lass dir durch unsere smarten Automatisierungen jede Menge Arbeit abnehmen: 

  • campflow erkennt eure Zahlungsein und -ausgänge und gleicht diese automatisch mit deinen Teilnehmenden-Beiträgen ab. Passende Beiträge werden automatisch mit der Transaktion verknüpft. Eine Mail zur Bestätigung der Zahlung wird direkt versendet.
  • Beim Zuordnen von Belegen zu euren Transaktionen schlägt dir campflow die Belege als erstes vor, die am ehesten zur Zahlung passen. Das erspart dir die Suche nach den passenden Belegen.
  • Kassenberichte und Auswertungen werden automatisch erstellt. Deine einfache EÜR nach den vier Sphären steht in Echtzeit zur Verfügung.

Unser Ziel ist es, dass du so wenig Zeit wie möglich mit Verwaltungsaufgaben verschwendest. Daher setzen wir auf konsequente Automatisierung in allen möglichen Bereichen. Weitere Automatisierungen findest Du beim Teilnehmenden Management, Datenschutz Center und im Finanzamt Bereich.

Eigenbelege können direkt im Tool generiert und digital unterzeichnet werden. Über den PDF Download kannst du diese anschließend auch an andere versenden.

DSGVO und Finanzamt um alle Daten aus Event Anmeldung zu löschen und Fristen für Gemeinnützigkeit einzuhalten
Datenschutz und Finanzamt

Alles im Griff: DSGVO, Gemeinnützigkeit, Freigrenzen und mehr

Mit campflow meisterst du alle Regularien, die deine Ortsgruppe betreffen, mühelos. Wir führen dich Schritt für Schritt und in einfachen Worten durch deine gesetzlichen Pflichten. Deine Freigrenzen und Fristen hast du dabei immer im Blick.

DSGVO und KDG Funktionen

Bewahre personenbezogene Daten nur so lange auf, wie du sie brauchst und darfst. Setze deine Löschungs- und Auskunftspflichten einfach um.

Datensicherheit

Wir speichern deine Daten in Deutschland nach den Vorgaben der DSGVO und dem KDM. Unsichere Drittländer sind am Tool nicht beteiligt.

Gemeinnützigkeit

Halte deinen Gemeinnützigkeitsstatus, indem du mit campflow deine Freigrenzen im Blick behältst.

Weitere Funktionen von Datenschutz & Finanzamt

Campflow führt dich einfach und verständlich durch alle Regularien und Vorgaben. Dadurch wird deine Ortsgruppe in kürzester Zeit allen Vorgaben von Staat und Kirche entsprechen. Das Gute dabei: ihr könnt eure Zeit wieder für eure Angebote nutzen. 

Wir schaffen alle nötigen Vorkehrungen und unterstützen euch im Datenschutz und Finanzamt Bereich zu:

  • Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
  • Katholische Datenschutzgesetz (KDG) und das kirchliche Datenschutzmodell (KDM) 
  • Erlangung und halten der Gemeinnützigkeit (Vereinsgründungsassistent)
  • Erfüllung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)
  • Einhaltung der Freigrenzen von Umsatzsteuer- und Körperschaftssteuer Pflicht
  • Einhaltung der Freigrenzen zur Bilanzierungspflicht und zeitnahen Mittelverwendung

Wir kümmern uns darum, dass eure Daten nach allen Datensschutz Standards gespeichert werden. Ihr habt jedoch als Ortsgruppe verschiedene Pflichten. Mit diesen Pflichten müsst ihr den Rechten der Personen, von denen ihr personenbezogene Daten erhebt, nachkommen:

  • Auskunftsrecht und Recht auf Datenübertragbarkeit: Im Bereich Datenschutz kannst du alle personenbezogenen Daten einzelner oder mehrerer Personen exportieren. Dadurch könnt ihr eurer Auskunftspflicht nachkommen.
  • Recht auf Löschung (Vergessenwerden): Suche nach Personen und lösche alle ihre personenbezogenen Daten.
  • Recht auf Berichtigung (Richtigstellung): Du kannst die Daten von Personen jederzeit bearbeiten.

Weitere Infos wie wir eure Daten schützen findest du hier.

Alle deine Belege werden bei uns revisionssicher nach GoBD und so lange du campflow nutzt für 10 Jahre aufbewahrt. Solltest du dich irgendwann gegen campflow entscheiden, kannst du die Belege aus dem Belegarchiv exportieren. Dadurch kannst du deinen Aufbewahrungspflichten auch nach campflow noch nachkommen.

Was campflow einzigartig macht

Automatisierung

Wir haben campflow vollgepackt mit smarter Automatisierung, damit du so wenig Zeit wie möglich für Verwaltungsaufgaben verschwenden musst. Dadurch hast du wieder mehr Zeit für dein Ehrenamt.

Aus Praxis entstanden

Wir kommen aus der Jugendarbeit und organisieren noch heute Freizeiten in Deutschland und im Ausland. Campflow ist das Tool geworden, welches wir uns immer gewünscht haben. Wir haben es perfekt auf die Anforderungen von Ortsgruppen in der Jugendarbeit zugeschnitten.

Einfache Bedienung

Jede:r soll campflow bedienen können. Ob als alter Hase oder Neuling ohne Erfahrung im Team. Wir verzichten auf unnötige Fachgriffe und halten die Bedienung simpel und einfach. Das ist unser übergeordnetes Ziel bei der Implementierung jeder neuen Funktion.

Dir ist Datenschutz wichtig? Uns auch.
Hosting nach DSGVO und nur in Deutschland.

Campflow ist Datenschutzkonform nach DSGVO und hosted in Germany