Interview: Einführung & Erfahrungen von campflow im Verband

Der KLJB-Diözesanverband Aachen nutzt seit 2024 erfolgreich campflow zur digitalen Mitgliederverwaltung und stellt zudem seinen Ortsgruppen weitere Module wie die Buchführung, Nachweisverwaltung und mehr zur Verfügung. Im Interview verrät uns Guido Ahrendt, Geschäftsführer des Verbandes, welche Veränderungen die Einführung von campflow mit sich gebracht hat und gibt wertvolle Tipps, wie man digitale Tools erfolgreich im eigenen Verband etabliert.

Entscheidungsfindung & Einführung

Wie verlief der Entscheidungsprozess zur Einführung von campflow für Verbände und den Rahmenvertrag im Verband? 

‍Schon seit geraumer Zeit beschäftigte uns das Thema „zeitgemäße Mitgliederverwaltung“ - ein Dauerbrenner, der immer wieder auf der Agenda landete und nie so richtig zur Ruhe kam. Der Wunsch nach einer neuen Lösung brodelte in unseren Reihen also schon länger. Damit alle auf dem gleichen Stand waren, haben wir frühzeitig beim Diözesanausschuss, unserem zweithöchsten Gremium, transparent gemacht, wohin die Reise gehen soll und warum. Die Mitglieder waren von Anfang an mit im Boot. Und dann kam einer dieser Zufallsmomente: Bei einer der vielen Internetrecherchen zum Thema stolperten wir über campflow.

Das Konzept überzeugte sofort - endlich ein Tool, das nicht nur uns auf Verbands-Ebene, sondern auch den Gruppen vor Ort echten Mehrwert bietet. Entwickelt aus der Praxis für die Praxis. Mitgliederpflege, Buchhaltung, Eventverwaltung - alles integriert, alles modern, alles aus einer Hand. Der Vorstand war Feuer und Flamme und beschloss, campflow den Mitgliedern vorzustellen. Gesagt, getan: Beim nächsten Diözesanausschuss haben wir campflow präsentiert, online mit den Machern alle offenen Fragen geklärt und Feedback eingeholt. Die Stimmung dabei: Spürbar aufgeschlossen und neugierig. Das Fazit spiegelte breite Zustimmung wieder und gab das Go, die Vertragsdetails auszuhandeln. Den finalen Segen holten wir uns dann natürlich noch bei unserer Diözesanversammlung, unserem höchsten Verbandsgremium - und damit war der Weg frei für campflow.

Welche Alternativen wurden in Betracht gezogen, bevor ihr euch für campflow entschieden habt?

Im Vorfeld hatten wir wirklich unzählige Anwendungen recherchiert, bewertet, immer wieder miteinander verglichen und letztlich meist doch wieder verworfen. Es wäre müßig, alle Namen aufzuzählen - es waren einfach zu viele und jede brachte ihre eigenen Tücken mit sich. Die Gründe, warum wir diese Lösungen nicht wollten, waren so vielfältig wie die Anbieterlandschaft selbst: Mal waren sie schlichtweg zu teuer, mal in einem Bereich viel zu umfangreich und dafür an anderer Stelle völlig unzureichend. Nicht selten fehlte die Möglichkeit, komplett online zu arbeiten, oder die Bedienung war so kompliziert, dass sie im Alltag kaum praktikabel war. Manche Systeme versprachen viel, lieferten aber wenig echten Mehrwert für unsere Arbeit, andere erwiesen sich in der Praxis als wenig alltagstauglich. So wurde die Suche nach dem passenden Tool zur echten Geduldsprobe.

Gab es Widerstände oder Bedenken gegenüber der Einführung von campflow? Wie wurden diese ausgeräumt?

Die Mitglieder erkannten schnell, dass unsere alte, fehleranfällige Access-Lösung den Anforderungen längst nicht mehr gewachsen war: Das Meldewesen war umständlich, die Auswertungsmöglichkeiten eingeschränkt und die Aktualität der Daten oft ein Problem. Die Bereitschaft, auf ein neues System umzusteigen, war daher groß. Gleichzeitig gab es zu Beginn Bedenken, ob die neue Verwaltungslösung tatsächlich den Alltag erleichtern und nicht nur zusätzliche Arbeit verursachen würde, insbesondere für die Ortsgruppen. In der Live-Demo samt offener Fragerunde konnten diese Zweifel jedoch weitgehend ausgeräumt werden. campflow überzeugte durch seine transparente Datenhaltung - keine doppelten Strukturen mehr, Ortsgruppen erhalten jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten statt nur einmal im Jahr eine Liste. Das System ist, bei regelmäßiger Pflege, immer aktuell und ermöglicht zudem, lokale Informationen unabhängig von der Diözesanebene zu speichern. Wer möchte, kann auch die integrierte Buchhaltung oder Eventverwaltung nutzen, was weitere Vorteile bringt.

Natürlich kam auch der Kostenaspekt zur Sprache. Während für campflow fortlaufende Gebühren anfallen, war die frühere Access-Lösung zwar auf den ersten Blick kostenlos, verursachte aber durch hohen manuellen Pflegeaufwand und aufwändige Auswertungen erhebliche indirekte Kosten. Nachdem dieser Unterschied deutlichgemacht wurde, war für die meisten klar, dass die Investition in campflow sich auch finanziell rechnet - und das bei deutlich mehr Nutzen. So war letztlich keine große Überzeugungsarbeit mehr nötig, um alle Beteiligten für den Umstieg zu gewinnen.

Nutzen & Mehrwert für den Verband und die Ortsgruppen

Welche Herausforderungen in der Verwaltung gab es vor der Einführung von campflow für euch und eure Ortsgruppen?

Mitgliederverwaltung
Früher erfolgte die Datenpflege parallel auf Orts- und Diözesanebene, was immer wieder zu doppelten Datensätzen, inkonsistenten Angaben und aufwendigen Rückfragen führte. Einmal jährlich wurde versucht, die Bestände durch Meldungen der Ortsgruppen abzugleichen - ein mühsamer Prozess, bei dem die Daten eigentlich nie wirklich aktuell waren. Auswertungen waren deshalb nur eingeschränkt möglich und der Aufwand für alle Beteiligten stets hoch.

Buchhaltung
In den meisten Ortsgruppen wurde die Buchhaltung noch mit Excel erledigt - nicht unbedingt GoBD-konform, fehleranfällig und wenig übersichtlich, vor allem wenn Gelder von verschiedenen Personen vorgestreckt wurden. Viele Kassierer:innen sehnten sich nach einem Buchhaltungstool, das speziell für die Anforderungen der Jugendverbandsarbeit entwickelt ist, einfach zu bedienen und mit hilfreichen Hinweisen versehen.

Events
‍Veranstaltungen wurden meist manuell verwaltet, Teilnehmerlisten doppelt geführt oder mit der Mitgliederliste abgeglichen. Beiträge mussten händisch berechnet, verbucht und verwaltet werden - ein Vorgang, der leicht zu Fehlern führte und unnötig Zeitkostete.

Wie erleichtert campflow die Arbeit der Ehrenamtlichen in den Ortsgruppen aus Sicht des Verbandes?

Mit der Einführung von campflow haben sich die alltäglichen Verwaltungsaufgaben entscheidend vereinfacht: Der Datenbestand bleibt nun dank digitalem Anmeldeworkflow und integrierter Online-Formulare immer aktuell. Sämtliche relevanten Informationen sind jederzeit abrufbar, und das mühsame Ausfüllen oder Nachtragen verschiedener Listen bei den jährlichen Meldungen entfällt komplett. Besonders die übersichtlichen Listen- und Auswertungsfunktionen, die gleichermaßen für Mitglieder- wie für Eventverwaltung zur Verfügung stehen, schaffen Transparenz und sparen wertvolle Zeit.

Auch die Buchhaltung profitiert enorm von campflow: Sie wird durch zahlreiche kleine Tools zur Ausgaben- und Belegverwaltung nicht nur einfacher, sondern auch sicherer. Digitale Workflows und teilweise automatisierte Buchungen erleichtern die Arbeit – selbst für Personen ohne buchhalterische Vorkenntnisse. Steuerrelevante Freigrenzen werden automatisch überwacht, und sämtliche Daten sowie Belege stehen für die Kassenprüfung oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für das Finanzamt jederzeit „auf Knopfdruck“ zur Verfügung.

So werden die ehrenamtlichen Teams entlastet und können sich stärker auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren.

Wie erleichtert campflow die Arbeit der Ehren- und Hauptamtlichen auf Verbandsebene?

Der entscheidende Mehrwert von campflow liegt darin, dass der Datenbestand digital und stets aktuell vorliegt und so ein separates, manuelles Meldewesens mittels Formularen überflüssig wird. Rückfragen, die früher zeitintensiv und mühsam geklärt werden mussten, entfallen vollständig, ebenso die manuelle Bearbeitung oder zeitaufwändige Erstellung von Mitgliederlisten und Auswertungen. Durch die digitalen Workflows lassen sich Nachweise wie polizeiliche Führungszeugnisse jetzt unkompliziert verwalten und automatische Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass keine Fristen mehr aus dem Blick geraten. Diese konsequente Digitalisierung der Verwaltungsprozesse bringt eine erhebliche Entlastung und schafft Freiräume für die eigentliche Jugendarbeit.

Best Practices, Weiterentwicklung und Tipps für andere Verbände

Wie wurde campflow innerhalb des Verbandes ausgerollt und bekannt gemacht?

Um die Einführung von campflow möglichst transparent und reibungslos zu gestalten, wurden bereits während der Recherche- und Abschlussphase alle Ortsgruppen frühzeitig eingebunden und umfassend informiert. So wussten alle Beteiligten rechtzeitig, was auf sie zukam, und erhielten schon vorab einen ersten Einblick in die künftige Handhabung des Systems. Unmittelbar nach dem Start fand eine Online-Schulung für alle Verantwortlichen statt, beider gezielt Fragen gestellt und Unsicherheiten geklärt werden konnten. Die Aufzeichnung dieser Schulung sowie eine kompakte Produkttour wurden im Anschluss allen Gruppen zur Verfügung gestellt - als hilfreiche Kurzanleitung und Nachschlagewerk für den Alltag.

Etwa drei Monate nach Einführung wurde zudem im Rahmen einer allgemeinen Vorstandsschulung nochmals Raum für Fragen und Anmerkungen geschaffen. Doch zeigte sich, dass die Anwendung so intuitiv gestaltet ist, dass dieser Austausch kaum noch genutzt werden musste.

Für weitere Rückfragen steht darüber hinaus der campflow-Support bereit, über den Anliegen schnell und unkompliziert geklärt werden können.

Gibt es Pläne, die Nutzung von campflow innerhalb des Verbandes weiter auszubauen?

Aus unserer Erfahrung raten wir allen Ortsgruppen, mindestens das Buchhaltungstool zu verwenden - und bei Bedarf auch die Eventverwaltung. Viele alltägliche Fragen und Unsicherheiten, die uns in unseren individuellen Ortsgruppen-Beratungen begegnen, würden bei der Nutzung dieser digitalen Lösungen vermutlich gar nicht erst aufkommen. Um die Hemmschwelle für die Einführung zu senken, unterstützen wir die Ortsgruppen sogar finanziell mit einem Zuschuss, falls sie eines dieser kostenpflichtigen Zusatzangebote nutzen möchten (die Grundkosten für die Mitgliederverwaltung tragen wir komplett). Die Entscheidung, ob und welche Module eingesetzt werden, bleibt dabei selbstverständlich jeder Ortsgruppe selbst überlassen. Unser Ziel ist es, praktische Entlastung zu schaffen und Ressourcen freiwerden zu lassen, damit die eigentliche Jugendarbeit im Mittelpunkt stehen kann.

Was würdest du anderen Verbänden raten, die über eine Einführung von campflow nachdenken?

Einfach machen, die Ortsgruppen und Mitglieder frühzeitig einbeziehen und auf dem ganzen Weg offen sowie transparent kommunizieren.

„Wer campflow einführt, spart nicht nur Nerven und Papier, sondern gewinnt Zeit fürs Wesentliche: die Jugendarbeit! Alle Daten sind zentral, aktuell und jederzeit griffbereit - das vereinfacht den Überblick enorm, reduziert den Verwaltungsaufwand beträchtlich und macht die digitale Mitgliederverwaltung – und vor allem auch die Buchhaltung – einfach und effizient.“

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