Gemeinnütziger Verein: Buchhaltung 1x1

Nicht nur Unternehmen müssen sich um ihre Buchhaltung kümmern, auch gemeinnützige Vereine sind dazu verpflichtet. Vielleicht bist Du selbst gerade dabei, einen gemeinnützigen Verein zu gründen und hast Fragen zu diesem Thema. Was ist unter Vereinsbuchhaltung eigentlich zu verstehen? Gibt es Besonderheiten für gemeinnützige Vereine? Wie sind die gesetzlichen Vorgaben? Wir gehen mit Dir genau diese Bereiche durch und zeigen Dir, wie unser Online-Tool Dir einen Großteil der Arbeit abnimmt, damit Du den Kopf für die Arbeit mit den Kids frei hast. 

Wann besteht Buchhaltungspflicht?

Die Buchhaltungspflicht besteht ab dem Moment, in dem ein Verein eingetragen ist und am wirtschaftlichen Verkehr als juristische Person teilnimmt – gilt aber genauso für nicht eingetragene Vereine. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen verwaltet und gesteuert werden. Nicht nur die Vereinsmitglieder, auch der Staat hat das Recht, darüber informiert zu werden, wie es um die finanziellen Vereinsmittel steht – dies gibt der BGB so vor. 

Der Verein muss Auskunft über die Vergangenheit geben und die zukünftigen Finanzen richtig steuern. Daher besteht für Vereine, genauso wie für Unternehmer, eine Buchhaltungspflicht – auch wenn der Verein nicht beabsichtigt, Gewinne zu erzielen oder einem gemeinnützigen Zweck dient. 

Welche Pflichten haben Vereine?

Der Verein hat eine Aufzeichnungspflicht. Er muss alle Geschäftsvorfälle aufzeichnen und den Überblick über die Finanzen behalten. Vereine sind außerdem rechenschaftspflichtig und müssen den jeweiligen Zuwendungsgebern, neben dem sachlichen, auch einen rechnerischen Verwendungsnachweis einreichen. Darüber hinaus müssen sie dem Finanzamt, im sogenannten Jahresabschluss, ihren Überschuss mitteilen. 

Übrigens: Forderungen an Steuern an einen Verein werden erst dann fällig, wenn er mehr als 45.000 Euro Umsatz jährlich erzielt. Die Umsatzsteuer kann jedoch schon ab 22.000€ Jahreseinnahmen relevant werden. Mehr Infos dazu findest du in unserem Hilfe-Center.

Wie lässt sich die Buchhaltung für gemeinnützige Vereine gestalten?

Verantwortlich für die Buchhaltung ist der Vereinsvorstand. Er muss sich um die Zusammenstellung kümmern und jährlich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aufstellen. Unterstützung bei dieser Aufgabe findet der Vorstand meist vom Kassenwart des Vereins. Die doppelte Buchführung und somit Bilanzierung müssen gemeinnützige Vereine erst ab 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz anfertigen. 

Gemeinnützige Vereine haben einige Steuervorteile und sind einkommens- und gewerbesteuerbefreit. Auch in der Umsatzsteuer gibt es Erleichterungen, einige Leistungen sind komplett umsatzsteuerfrei oder können zumindest mit dem vergünstigten Prozentsatz von 7 statt 19 angeboten werden – das gilt jedenfalls im Zweckbetrieb, also solchen Tätigkeiten, die der Erfüllung des Vereinszwecks dienen.  

Hier kommen die drei Voraussetzungen, die laut BGB für den Jahresabschluss erfüllt werden müssen. 

Checkliste für Deine Buchhaltung:

• Auflisten aller Einnahmen und Ausgaben
• Belege und Unterlagen müssen für alle Vorgänge zur Verfügung stehen
• über das Vereinsvermögen muss die Vereinsbuchhaltung in einem separaten Verzeichnis Auskunft geben

Das 4-Sphären-Modell der Buchhaltung

Das 4-Sphären-Modell stellt das Grundgerüst der steuerlichen Erfassung dar. Dahinter verbirgt sich die Grundidee, dass die Tätigkeiten eines gemeinnützigen Vereins genau aufgeteilt werden. Welche Einnahmen und Ausgaben existieren, wo besteht eine Steuerbegünstigung? Es gibt den steuerpflichtigen und den steuerbegünstigten Bereich, der in den ideellen Bereich, Zweckbetrieb und Vermögensverwaltung unterteilt ist. 

Im ideellen Bereich wird mit den Einnahmen ausschließlich der gemeinnützige Zweck verfolgt. Für diese Einnahmen gibt es keine Gegenleistungen. Das sind beispielsweise Spenden, Mitgliedsbeiträge etc. Unter Zweckbetrieb können zum Beispiel Eintrittsgelder für Veranstaltungen fallen oder Teilnehmendenbeiträge von Freizeiten. Die klassische Einnahme in der Vermögensverwaltung sind die Zinsen. Im gemeinnützigen Verein können das möglicherweise Räumlichkeiten sein, die langfristig vermietet werden. Auch das fällt unter den Bereich der steuerbegünstigten Vermögensverwaltung. 

Ein Beispiel für den steuerpflichtigen Bereich ist der Verkauf von Speisen und Getränken, die mit dem eigentlichen Zweck eines gemeinnützigen Vereins nichts zu tun haben. 

Mit dieser Einordnung wird dem Finanzamt gezeigt, was ihr als Verein genau macht und auch, ob ihr eure Zwecke wirklich verfolgt – die Grundidee der Gemeinnützigkeit. Ein Verein, der beispielsweise nur Vermögensverwaltung betreibt, kann daher nicht gemeinnützig sein.

Wir haben dir in diesem Blogartikel zusammengefasst, wie du mit den Sphären in deinem Verein am besten umgehst. 

Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht ist ein wesentlicher Bestandteil der Vereinsbuchhaltung und der Aufzeichnungspflicht, die in der Abgabenordnung geregelt ist. Alle Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen müssen über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren sorgfältig aufbewahrt werden. Alle empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sowie alle Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, werden für sechs Jahre aufgehoben. 

Aber: Die Aufbewahrungspflicht muss nicht automatisch in Papierform und unzähligen Aktenordnern erfolgen – es ist genauso möglich, die Unterlagen digital zu speichern und aufzubewahren. Aber: Der Jahresabschluss wiederum muss in Papierform archiviert werden. Übrigens: Auch E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht, sofern sie steuerlich relevanten Inhalt haben.

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Du fragst Dich jetzt bestimmt, ob das alles nicht ganz leicht durch eine geeignete Software erledigt werden kann: Die Antwort ist ja! Es gibt viele Tools auf dem Markt, die sich speziell um die Buchhaltung von Vereinen kümmern und genau dafür entwickelt wurden. 

Neben dem Erstellen von Einnahmenüberschussrechnungen und der Auflistung von Einnahmen und Ausgaben, können die Programme Buchungen steuern und sie in verschiedene Bereiche einordnen. Auch das Anfertigen von Spendenquittungen, Rechnungen und Mahnungen wird von einigen Programmen übernommen. 

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